Interne Kanalrichtlinie
INTERNE RICHTLINIE DES BESCHWERDEKANALS
I. EINFÜHRUNG, ZWECK UND ANWENDUNG
Diese Richtlinie gilt für ASTHOR AGRÍCOLA, SA mit CIF A33057936 und eingetragenem Sitz in C/MG La Pondala, Nr. 41, PI Somonte, 33393, Gijón (Asturien); und zielt darauf ab, einen internen Kanal für die Meldung möglicher Verstöße gegen Vorschriften, Verstöße gegen interne und/oder ethische Richtlinien einzurichten und ein Whistleblower-Schutzsystem in Übereinstimmung mit dem Gesetz 2/2023 vom 20. Februar einzurichten, das den Schutz von Personen regelt, die Verstöße gegen Vorschriften melden der Kampf gegen Korruption.
Dieser Kanal ist ein Mechanismus, der es Mitarbeitern des Unternehmens und anderen interessierten Parteien ermöglicht, jede Art von rechtswidrigem Verhalten oder Verhalten, das unseren Werten und ethischen Grundsätzen widerspricht, zu melden, ohne Repressalien befürchten zu müssen, wodurch die Informationskultur und die Integritätsinfrastrukturen von Organisationen gestärkt und gefördert werden der Informations- oder Kommunikationskultur als Mechanismus zur Prävention und Erkennung von Bedrohungen des öffentlichen Interesses. Auf diese Weise möchten wir eine Kultur der Transparenz, Integrität und Verantwortung in unserer Organisation fördern und gleichzeitig diejenigen Mitarbeiter schützen, die sich in gutem Glauben dazu entschließen, eine Beschwerde einzureichen.
II. BESCHWERDEKANAL
Der Beschwerdekanal ist der bevorzugte Kanal für die Meldung geplanter Handlungen oder Unterlassungen, sofern der Verstoß wirksam geahndet werden kann und der Beschwerdeführer der Ansicht ist, dass keine Gefahr von Vergeltungsmaßnahmen besteht.
Der Beschwerdekanal ist für das interne System des Kanals verantwortlich und verfügt je nach Umfang der erhaltenen Informationen über verschiedene Manager.
Die für das System verantwortliche Person ist verantwortlich für:
• Empfang, Registrierung und Verwaltung von Beschwerden, die über den Beschwerdekanal eingehen.
• Benennung der Person oder des Teams, die für die Untersuchung der eingegangenen Beschwerden zuständig ist.
• Gewährleistung des Schutzes von Hinweisgebern und der Vertraulichkeit der eingegangenen Beschwerden.
• Bewertung der Richtigkeit und Glaubwürdigkeit der eingegangenen Beschwerden.
• Entscheidungsfindung über geeignete Maßnahmen auf Basis von Forschungsergebnissen.
• Überwachung und regelmäßige Überprüfung des Beschwerdemanagementprozesses und der internen Richtlinien des Unternehmens.
• Erstellung von Berichten und Empfehlungen für die Geschäftsleitung zu eingegangenen Beschwerden und ergriffenen Maßnahmen.
Hinweisgeber im Geltungsbereich des Gesetzes können ihre Beschwerden auf folgenden Wegen einreichen:
• Link zum Online-Meldekanal:
https://compliance.legalsending.com/canal/?C=48601379019012467
• QR-Code:
• Senden Sie eine E-Mail an die folgende Adresse: canaldedenuncias@asthor.com.
• Postanschrift an C/MG La Pondala, Nr. 41, PI Somonte, 33393, Gijón (Asturien), an den Leiter des internen Informationssystems, Mario Pérez Ricoy .
• Auf Wunsch der meldenden Person durch eine an den Systemmanager gerichtete Anfrage kann die Kommunikation durch ein persönliches Treffen erfolgen.
III. BERICHTSGEGENSTÄNDE – INFORMANTEN
Der Kanal kann genutzt werden von:
1. Personen, die den Status eines Angestellten oder Arbeiters haben.
2. Selbstständige Mitarbeiter (Freiberufler).
3. Aktionäre, Teilnehmer und Personen, die dem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan der Gesellschaft angehören, einschließlich nicht geschäftsführender Mitglieder.
4. Jede Person, die für oder unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten arbeitet.
5. Hinweisgeber, die Hinweise auf erlangte Verstöße im Rahmen eines bereits beendeten Arbeits- oder Rechtsverhältnisses mitteilen oder öffentlich bekannt geben, ehrenamtliche Mitarbeiter, Praktikanten, Mitarbeiter in Ausbildungszeiten unabhängig davon, ob sie eine Vergütung erhalten oder nicht, sowie solche, deren Dienstverhältnis beendet ist noch nicht begonnen hat, sofern im Rahmen des Auswahl- oder vorvertraglichen Verhandlungsprozesses Hinweise auf Rechtsverstöße erlangt wurden.
Es ist wichtig hervorzuheben, dass Beschwerden, die über den Beschwerdekanal eingereicht werden, in gutem Glauben erfolgen müssen, das heißt, sie müssen durch Beweise und konkrete Fakten gestützt werden.
IV. MELDEPFLICHTIGE FAKTEN
Der Kanal wird nur verwendet, um das Unternehmen vor den folgenden Aspekten zu warnen:
A. Alle Handlungen oder Unterlassungen, die einen Verstoß gegen das Recht der Europäischen Union darstellen können, sofern:
1. Sie in den Anwendungsbereich der Gesetze der Europäischen Union fallen aufgeführt im Anhang der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, unabhängig von der Qualifizierung, die die innerstaatliche Rechtsordnung ihnen zuweist;
2. die finanziellen Interessen der Europäischen Union im Sinne von Artikel 325 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) beeinträchtigen; entweder
3. Den Binnenmarkt im Sinne von Artikel 26 Absatz 2 AEUV beeinträchtigen, einschließlich Verstößen gegen die Wettbewerbsregeln der Europäischen Union und von Staaten gewährter Beihilfen sowie relativer Verstöße gegen den Binnenmarkt im Zusammenhang mit Handlungen, die gegen das Unternehmen verstoßen Steuervorschriften oder -praktiken, deren Zweck darin besteht, einen Steuervorteil zu erzielen, der den Zweck oder Zweck der für die Körperschaftsteuer geltenden Rechtsvorschriften untergräbt.
B. Handlungen oder Unterlassungen, die eine schwere oder sehr schwere Straf- oder Ordnungswidrigkeit darstellen können*.
*In jedem Fall sind alle schwerwiegenden oder sehr schwerwiegenden kriminellen oder administrativen Verstöße, die einen wirtschaftlichen Verlust für die Staatskasse und die Sozialversicherung bedeuten, darunter zu verstehen.
Der Hinweisgeber muss zumindest einen Hinweis auf die subjektive Tragweite des Verstoßes (verstoßener Sachverhalt oder Vorschrift: EU-Recht; strafrechtlicher Verstoß; oder Verwaltungsverstoß) geben; und eine möglichst detaillierte Beschreibung des mitgeteilten Sachverhalts (relevante Informationen zum Geschehen), ggf. unter Beifügung der ggf. verfügbaren Dokumentation.
Ebenso können Sie Ihren Vor- und Nachnamen sowie eine Kontakttelefonnummer angeben, wenn Sie sich nicht für eine anonyme Kommunikation entscheiden.
Wenn Sie die Identität der Person kennen, die für die gemeldete Unregelmäßigkeit verantwortlich ist, oder diese Tatsachen über einen externen Kanal einer anderen Stelle oder Einrichtung mitgeteilt haben, können Sie diese Informationen ebenfalls bereitstellen.
V. MELDEVERFAHREN
Das Unternehmen verpflichtet sich, allen Meldungen über mögliche Verstöße oder Nichteinhaltungen, die über den Meldekanal eingehen, nachzugehen.
Das Unternehmen benennt eine Person oder ein Team als Verantwortlichen für das Informationssystem oder den Beschwerdekanal, der für die Entgegennahme, Aufzeichnung und Verwaltung der über den Beschwerdekanal eingegangenen Beschwerden zuständig ist.
Der Systemmanager übt seine Aufgaben unabhängig und autonom gegenüber den übrigen Organen des Unternehmens oder der Organisation aus, kann bei seiner Ausübung keinerlei Weisungen entgegennehmen und verfügt über alle persönlichen und materiellen Mittel notwendig, um sie durchzuführen.
Alle Vorwürfe werden unparteiisch und vertraulich untersucht und auf Grundlage der Untersuchungsergebnisse werden geeignete Maßnahmen zum Schutz des Hinweisgebers ergriffen.
Das Unternehmen verpflichtet sich, den Beschwerdeführer nach Möglichkeit und ohne Gefährdung der Vertraulichkeit und des Schutzes des Beschwerdeführers über den Stand der Untersuchung und die ergriffenen Maßnahmen zu informieren und kann zusätzliche Informationen zu den über den Kanal mitgeteilten Fakten anfordern.
Auf Wunsch des Hinweisgebers können diese auch im Rahmen eines persönlichen Gesprächs innerhalb einer Frist von höchstens sieben Tagen zu einer Mitteilung erscheinen. Dieses Treffen wird gemäß den gesetzlich festgelegten Bedingungen aufgezeichnet. Unbeschadet seiner Rechte gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird dem Hinweisgeber die Möglichkeit geboten, die Niederschrift des Gesprächs durch Unterschrift zu überprüfen, zu berichtigen und zu akzeptieren.
Darüber hinaus verpflichtet sich das Unternehmen, alle eingegangenen Beschwerden und ergriffenen Maßnahmen zu verfolgen, um die Wirksamkeit dieser Richtlinie sicherzustellen und den Prozess kontinuierlich zu verbessern.
Die Kommunikation über das Informationssystem kann anonym erfolgen.
Eingegangene Mitteilungen werden innerhalb eines Zeitraums von höchstens 7 Tagen angenommen und während eines Zeitraums von höchstens 3 Monaten verwaltet, außer in Fällen besonderer Komplexität, die eine Verlängerung des Zeitraums erfordern; in diesem Fall kann dieser um höchstens einen weiteren Zeitraum verlängert werden drei weitere Monate.
Alle Informationen, bei denen der Sachverhalt mittelbar eine Straftat darstellen könnte, werden unverzüglich an die Staatsanwaltschaft übermittelt. Für den Fall, dass die Vorgänge die finanziellen Interessen der Europäischen Union beeinträchtigen, wird sie an die Europäische Staatsanwaltschaft weitergeleitet.
Zusätzlich zu diesem internen Kanal gibt es weitere externe Kanäle, die von den zuständigen Behörden eingerichtet werden, um auch Handlungen oder Unterlassungen zu kommunizieren, die Verstöße in den oben genannten Bereichen darstellen können. Zu diesen Kanälen gehören:
Staatliche oder regionale Kanäle:
• Nationaler Koordinierungsdienst für Betrugsbekämpfung.
• Staatsanwaltschaft gegen Korruption und organisierte Kriminalität.
• Nationale Polizei.
• Unabhängige Whistleblower-Schutzbehörde*:
* Das Gesetz 2/2023 legt die spezifische Einrichtung dieses externen Informationskanals und die Ernennung einer unabhängigen Whistleblower-Schutzbehörde fest. Die oben genannten Personen („Informanten“) können der besagten Behörde oder den entsprechenden Behörden oder autonomen Körperschaften die Begehung von im Abschnitt „Mitteilungen“ aufgeführten Handlungen oder Unterlassungen mitteilen, entweder direkt oder nachdem sie die Mitteilung darüber gemacht haben Interner Informationskanal. (INFORMATIONEN ZUM ZUGANG ZU DIESEM EXTERNEN KANAL NOCH NICHT VERFÜGBAR)
Europäische Kanäle
• Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
VI. SCHUTZ VON INFORMANTEN
Das Unternehmen verpflichtet sich, Personen zu schützen, die Verstöße oder Nichteinhaltung gemäß Gesetz 2/2023 melden.
Personen, die Verstöße melden oder offenlegen, haben Anspruch auf Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, sofern die folgenden Umstände vorliegen:
1. Sie haben berechtigten Grund zu der Annahme, dass die genannten Informationen zum Zeitpunkt der Mitteilung oder Offenlegung wahr sind, auch wenn sie keine schlüssigen Beweise vorlegen, und dass die oben genannten Informationen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen.
2. Die Mitteilung oder Offenlegung erfolgte im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen.
Handlungen, die eine Vergeltung darstellen, einschließlich der Androhung von Vergeltungsmaßnahmen und versuchter Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die eine Mitteilung im Einklang mit dem Gesetz einreichen, sind ausdrücklich verboten.
Unter Vergeltung wird jede Handlung oder Unterlassung verstanden, die gesetzlich verboten ist oder die direkt oder indirekt eine Benachteiligung mit sich bringt, die die betroffene Person gegenüber einer anderen Person im Arbeits- oder Berufskontext in besonderer Weise benachteiligt Status als Informant oder für die öffentliche Offenlegung.
Als Repressalien gelten beispielsweise solche in Form von:
a) Aussetzung des Arbeitsvertrags, Entlassung oder Beendigung des Arbeits- oder Rechtsverhältnisses, einschließlich der Nichtverlängerung oder vorzeitigen Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags nach dessen Beendigung die Probezeit abgelaufen ist, oder die vorzeitige Beendigung oder Aufhebung von Verträgen über Waren oder Dienstleistungen, die Verhängung einer Disziplinarmaßnahme, die Herabstufung oder Verweigerung der Beförderung und jede andere wesentliche Änderung der Arbeitsbedingungen sowie die Nichtumwandlung eines befristeten Arbeitsvertrags in einen solchen unbefristet, für den Fall, dass der Arbeitnehmer berechtigte Erwartungen daran hatte, dass ihm eine unbefristete Stelle angeboten wird; es sei denn, diese Maßnahmen wurden im Rahmen der regulären Ausübung der Führungsbefugnis unter dem Schutz der Arbeitsgesetze oder der Gesetze zur Regelung des Status des entsprechenden Beamten aufgrund nachgewiesener Umstände, Tatsachen oder Verstöße durchgeführt und stehen in keinem Zusammenhang mit der Präsentation der Mitteilung.
b) Schäden, einschließlich Reputationsschäden, oder wirtschaftliche Verluste, Nötigung, Einschüchterung, Belästigung oder Ausgrenzung.
c) Negative Bewertungen oder Referenzen zur Arbeit oder beruflichen Leistung.
d) Aufnahme in schwarze Listen oder Verbreitung von Informationen in einem bestimmten Branchenbereich, die den Zugang zu einer Beschäftigung oder die Vergabe von Bau- oder Dienstleistungsaufträgen behindern oder verhindern.
e) Verweigerung oder Aufhebung einer Lizenz oder Genehmigung.
f) Verweigerung der Ausbildung.
g) Diskriminierung oder ungünstige oder unfaire Behandlung.
Wer sich nach Ablauf der Zweijahresfrist durch seine Mitteilung oder Offenlegung in seinen Rechten verletzt sieht, kann bei der zuständigen Behörde Schutz beantragen. Diese kann in begründeten Ausnahmefällen nach Anhörung der betroffenen Personen oder Organe die Schutzfrist verlängern könnte betroffen sein. Die Ablehnung der Schutzfristverlängerung muss begründet werden.
Verwaltungsakte, die darauf abzielen, die Übermittlung von Mitteilungen und Offenlegungen zu verhindern oder zu behindern, sowie solche, die eine Vergeltungsmaßnahme darstellen oder eine Diskriminierung nach der Übermittlung dieser Mitteilungen nach diesem Gesetz bewirken, sind nichtig und führen gegebenenfalls zu Disziplinarmaßnahmen oder Haftungskorrekturmaßnahmen, die den entsprechenden Schadensersatz für den Geschädigten umfassen können.
Während der Bearbeitung der Akte haben die von der Mitteilung betroffenen Personen das Recht auf Unschuldsvermutung, das Recht auf Verteidigung und das Recht auf Akteneinsicht im Rahmen der in diesem Gesetz geregelten Bedingungen sowie den gleichen Schutz für Hinweisgeber, Wahrung ihrer Identität und Gewährleistung der Vertraulichkeit der Sachverhalte und Daten des Verfahrens.
Die Unabhängige Behörde zum Schutz von Informanten, AAI, kann im Rahmen der von ihr angeordneten Sanktionsverfahren einstweilige Maßnahmen gemäß Artikel 56 des Gesetzes 39/2015 vom 1. Oktober des Gemeinsamen Verwaltungsverfahrens ergreifen Öffentliche Verwaltungen.
Ausdrücklich vom gesetzlichen Schutz ausgenommen sind diejenigen Personen, die mitteilen oder offenlegen:
1. Informationen in Mitteilungen, die über einen internen Informationskanal oder aus einem der gesetzlich vorgesehenen Gründe unzulässig waren.
2. Informationen im Zusammenhang mit Behauptungen über zwischenmenschliche Konflikte oder die nur den Informanten und die Personen betreffen, auf die sich die Mitteilung oder Offenlegung bezieht.
3. Informationen, die der Öffentlichkeit bereits vollständig zugänglich sind oder bei denen es sich lediglich um Gerüchte handelt.
4. Informationen, die sich auf Handlungen oder Unterlassungen beziehen, die nicht in den Geltungsbereich des Gesetzes fallen.
VII. VERTRAULICHKEIT UND DATENSCHUTZ
Die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die übermittelten Unterlagen sowie etwaige weitere im Rahmen der Beschwerde übermittelte Informationen, die personenbezogene Daten enthalten, werden von den für den Beschwerdeweg Verantwortlichen vertraulich behandelt, um der Pflicht zur Untersuchung und Verwaltung nachzukommen eingereichten Beschwerde sowie zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen gemäß Gesetz 2/2023 vom 20. Februar, das den Schutz von Personen, die Verstöße gegen Vorschriften melden, und die Korruptionsbekämpfung regelt.
Personenbezogene Daten, die für die Verarbeitung bestimmter Informationen nicht eindeutig relevant sind, werden nicht erhoben oder, sofern sie versehentlich erhoben werden, unverzüglich gelöscht.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt unter Gewährleistung der Einhaltung des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar zur Regelung des Schutzes von Personen, die Verstöße gegen Vorschriften melden, und der Korruptionsbekämpfung, der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Europäischen Parlaments des Rates vom 27. April 2016 des Organgesetzes 3/2018 vom 5. Dezember zum Schutz personenbezogener Daten und zur Gewährleistung digitaler Rechte und des Organgesetzes 7/2021 vom 26. Dezember zum Schutz personenbezogener Daten, die verarbeitet werden zum Zweck der Verhütung, Aufdeckung, Untersuchung und Verfolgung von Straftaten sowie der Vollstreckung strafrechtlicher Sanktionen.
Der Zugriff auf die im internen Informationssystem enthaltenen personenbezogenen Daten ist beschränkt auf:
a) die für das System verantwortliche Person und die Person, die es direkt verwaltet.
b) Die für die Personalabteilung verantwortliche Person oder die ordnungsgemäß benannte zuständige Stelle, nur wenn Disziplinarmaßnahmen gegen einen Arbeitnehmer ergriffen werden könnten.
c) Die Person, die für die rechtlichen Dienstleistungen des Unternehmens oder der Organisation verantwortlich ist, wenn die Ergreifung rechtlicher Maßnahmen im Hinblick auf die in der Mitteilung dargelegten Tatsachen angemessen ist.
d) Die für die Behandlung Verantwortlichen, die ggf. benannt werden.
e) Der Datenschutzbeauftragte. Die Daten können der Rechtsabteilung, Anwälten, Justizbehörden und staatlichen Sicherheitskräften und -behörden zur Kenntnis gebracht werden, falls eine der erhaltenen Informationen wahrscheinlich als Straftat oder Rechtsverstoß irgendeiner Art angesehen werden könnte.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Falle der internen Kommunikation gilt gemäß den Bestimmungen von Artikel 6.1.c) der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates als rechtmäßig 27 vom April 2016, 8 des Organgesetzes 3/2018 vom 5. Dezember und 11 des Organgesetzes 7/2021 vom 26. Mai, wenn dies gemäß den Bestimmungen der Artikel 10 und 13 des Gesetzes zwingend erforderlich ist über ein internes Informationssystem verfügen. Wenn dies nicht zwingend erforderlich ist, wird davon ausgegangen, dass die Behandlung unter Artikel 6.1.e) der oben genannten Verordnung fällt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Falle externer Kommunikationskanäle gilt als rechtmäßig gemäß den Bestimmungen der Artikel 6.1.c) der Verordnung (EU) 2016/679, 8 des Organgesetzes 3/2018 vom 5. Dezember und 11 des Organgesetzes 7/2021 vom 26. Mai.
Rechte des Interessenten: Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit und Widerspruch, kostenlos per E-Mail an: canaldedenuncias@asthor.com in den gesetzlich vorgesehenen Fällen.
Aufbewahrung: Die Daten werden für den für die Bearbeitung der Datei festgelegten Zeitraum und für die Zeit, die für die Ausübung rechtlicher Schritte erforderlich ist, oder für den Fall, dass Beweise für die Verwaltung des Kanals hinterlassen werden müssen, aufbewahrt. Der Interessent hat wiederum das Recht, bei der AEPD unter www.aepd.es einen Antrag einzureichen, um den Schutz seiner Rechte zu beantragen.
VIII. KOMMUNIKATION UND SENSIBILITÄT
Das Unternehmen führt regelmäßig Schulungs- und Sensibilisierungskampagnen durch, um eine Kultur der Integrität und Transparenz zu fördern und Mitarbeiter und andere Interessengruppen über den Whistleblowing-Kanal zu informieren.
Das Unternehmen wird außerdem Informationen zu den Rechten und Schutzmaßnahmen bereitstellen, die Whistleblowern gemäß Gesetz 2/2023 geboten werden.
Das Unternehmen verpflichtet sich, diese Richtlinie an alle Mitarbeiter und Interessenten weiterzugeben und sie regelmäßig zu aktualisieren, um die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften sicherzustellen.